Cómo crear una excelente primera impresión

Dicen que no se puede juzgar un libro por su cubierta, pero ¿cuántos de nosotros ha juzgado a la gente por su manera de hablar, o por la forma de contestar el teléfono?
Formamos opiniones sobre la gente la primera vez que las ves o las escuchas. Incluso, se forman opiniones acerca de personas que nunca las has conocido!
Sé que todos somos juzgados por las personas a través de: “Lo que decimos", y "cómo lo decimos". También somos juzgados por "cómo nos vestimos", "¿Cómo andamos" e incluso "¿Cómo comemos nuestros alimentos". En el entorno de trabajo, juzgar a las personas por el tamaño de su oficina, la ubicación de su oficina o por el número de personas que trabajan para nosotros. En un negocio usted puede ser juzgado por la forma en que su recepcionista contesta el teléfono o saluda a la gente en la puerta.
Piense en eso!
Usted no puede, no! dar una primera impresión. La gente siempre se forma una primera impresión sobre nosotros la primera vez que entran en contacto con nosotros ya sea en persona o si es por teléfono o incluso por la manera de dejar un mensaje en el contestador. Crear una buena primera impresión es el inicio del crecimiento de una buena relación. Que la primera impresión sea negativa hace que su relación se un verdadero dolor de cabeza.
Ya sea que nos estamos comunicando "uno a uno" o por teléfono ", dijo uno-a-un-grupo" como una pequeña reunión de negocios o "uno-a-cien", como durante una presentación de impresiones de otras personas de nosotros es muy importante y debemos trabajar duro para asegurarnos de que la primera impresión sea muy buena. Abajo hay algunos consejos para ayudarle a hacer una gran primera impresión en dos situaciones de teléfono:

1. Recibir una llamada telefónica
2. Iniciar una llamada de teléfono

Recibir una llamada telefónica

1. Asegúrese de que su saludo es profesional. - Es importante que su saludo sea amable y profesional. No contestar el teléfono y tratar de hablar con la comida en la boca! - (¿Cuántos de nosotros puede decir cuando la persona que estamos hablando en el otro extremo está comiendo!).
La reproducción de su contestador automático, s saludo personal. ¿Suena profesional? ¿Sus saludar a la gente educada?, ¿Te dejan con las instrucciones sobre "qué hacer"? Me sorprende la frecuencia con la que yo llamo a alguien y su contestador me saluda con un saludo que no puedo entender, y peor que la persona ha utilizado las palabras "Uh", o "Uhm" más de 3 veces durante el saludo de 15 segundos.

2. Esté preparado antes de contestar el teléfono. - Tenga un lápiz o un bolígrafo, junto con un bloc de papel cerca de su teléfono para que usted pueda escribir información importante, como su nombre. Al hablar con ellos, utilizar su nombre durante la conversación, pero no exagere.

3. Se escucha un "activo". - Mediante el paso 3 anterior puede ser un oyente activo por escribir la información importante. Pídales que escribir su nombre si usted no está seguro. Pídales, que cuando es el mejor momento para llamar nuevamente.

4. Si usted conteste el teléfono y alguien quiere hacerle algunas preguntas específicas pero no están preparados, porque su archivo está en la otra habitación o en la parte inferior de la pila simplemente debe decir, "Estoy en medio de algo en este momento, puedo devolverle la llamada?". Esto le dará la oportunidad de recoger los materiales que necesita y al regresar su llamada telefónica estando usted ya preparado. (Una situación más controlada). Si insisten en "Permanecer en la linea" usted debe pedirle un poco de tiempo, "Por favor, dame un momento para obtener sus datos".

NOTA: Si se pone a alguien en espera no le haga esperar más de 30 segundos. He tenido la gente que me ha puesto en espera durante mucho tiempo .

5. Si usted está fuera de la ciudad, vea sus mensajes con frecuencia. Por lo general mis mensajes dos veces en la mañana y dos por la tarde, a menos que yo no sea capaz de interrumpir lo que estoy haciendo. Si estoy en medio de un seminario o una sesión de coaching con un cliente, son la prioridad más importante. Voy a llamar a un descanso o cuando llegue a casa.

6. Devuelva las llamadas de teléfono de inmediato. - Una de las cosas más profesional, es que una empresa puede hacer es devolver las LLAMADAS TELEFÓNICAS. ¿Cuántos de nosotros han intentado ponerse en contacto con algunos durante un período de días o incluso semanas y usted encuentra que usted es la único con la iniciativa de llamar. Uno de los comentarios que he escuchado de mis clientes o posibles clientes, es decir, "Gracias por devolver mi llamada tan pronto!" o "Gracias por volver a mí". En realidad he sido contratado para dar charlas sobre otros oradores, porque no sólo me devolvieron sus llamadas, pero se que las devolví esa misma mañana, no 3 días después.

7. Si usted tiene personal que trabaja para usted, llame de vez en cuando en la carretera y vea por usted mismo cómo saludan a la gente cuando llaman. Imagina que eres un cliente potencial. ¿Cómo fuiste tratado por teléfono? Si era menos favorable, es el momento de hacer algunos cambios.
La puesta en marcha de la llamada telefónica

1. Organizar sus pensamientos antes de realizar su llamada. Es importante que usted sea conciso pero completa con su llamada. Me gustaría hacer una breve lista de temas importantes que quiero discutir durante la llamada telefónica. En el caso de que en realidad no se "conecta" con la persona que necesito, le voy a hacer un resumen de un mensaje corto sobre la base de estas notas. Tienen una hoja de papel y un bolígrafo o un lápiz a mano para tomar notas.

2. Al hablar en el teléfono intenta sonreír.-Cuando sonreímos cambian nuestras expresiones faciales, que afecta el sonido de nuestra voz. Nuestro tono de voz puede ser muy afectada por la forma del uso de los músculos faciales. Uno de los trucos más antiguos de ventas por teléfono es tener un espejo cerca del teléfono para que puedan controlar sus expresiones faciales y para asegurarse de que están sonriendo. Varios estudios han indicado que hasta un 87% de las personas a formarse opiniones sobre nosotros cuando nos habla por teléfono se basan en el tono de nuestra voz. Sólo el 13% se basa en las palabras que utilizamos. Todos hacemos esto. La gente puede "escuchar" nuestra personalidad a través de gestos y el tono de nuestra voz.

3. Si usted está tratando de llegar a un funcionario de alto nivel. Llamalo después de horas habituales de trabajo. Es más probable que obtenga el director general para contestar el teléfono después del horario normal, ya que su personal de oficina se ha ido a casa. En caso de su secretaria o recepcionista también se trabaja hasta tarde, ser amable y cortés, como siempre debe estar con ellos. Pueden trabajar hasta tarde y agradecería una voz amable al final del día.

4. No hable demasiado rápido! - Reduzca la velocidad cuando se está dejando un mensaje, especialmente si tiene un acento. He recibido muchos mensajes en donde ni siquiera puedo entender lo que está diciendo la persona. Aún peor, no puedo escribir lo suficientemente rápido y me encuentro repitiendo el mensaje varias veces para grabar el mensaje completo.

5. Pronuncia su nombre con claridad - Anuncian su nombre despacio y con claridad, especialmente si su nombre no es un nombre común. Deletrear su nombre, poco a poco si es necesario. Permitir a la gente a la ortografía correcta de su nombre.

6. Reduzca la velocidad al decir su número de teléfono - Esta es la queja más grande que tengo cuando las personas dejan su número de teléfono. La gente dice us números de teléfono muy rápido! Deben decir el número poco a poco y coloque una "pausa" en algún lugar de la secuencia de proporcionar su número. La gente aprecia esto, sobre todo a mí! Repita el teléfono al final de su mensaje para que no tenga que repetir el mensaje.

7. Dar su nombre, el de la empresa, su título y por qué está llamando - Describir a la persona, en unas cuantas frases cortas quién eres, qué empresa está con y por qué usted está llamando. Si usted está solicitando información, dejar un mensaje detallado pero breve.

8. Hágales saber cuando le devolverá la llamada - Deja la fecha, hora y número de teléfono preferido para las personas. Ellos no pueden regresar a su llamada telefónica, si no dejar su número de teléfono. Proporcionándoles la hora para llamar de nuevo hace mucho más fácil para ellos.

9. Siempre de sonido profesional - Recuerda lo que se indica en el comienzo de este artículo. Las personas te juzgan por el tono de su voz y lo que dice. Si te encuentras con que suena poco profesional en su mensaje, que no puede devolver su llamada telefónica. Además, no dejes mensajes muy largos que van a dejar de escuchar.